Conditions Générales de Vente (Travel Planning)
En vigueur au 15/01/2025
Le site Internet RYOKOSO, disponible à l’adresse https://www.ryokoso-travel.com (ci-après « le Site » ou « Ryokoso »), est exploité et géré par EI – Marine Mellet – RYOKOSO TRAVEL, immatriculée sous le numéro de SIRET N° 912 227 659 00022 et dont le siège social est situé au 22 rue du Merlot, 30320 Marguerittes.
Afin de connaître les détails concernant l’hébergeur du Site, merci de consulter les mentions légales.
Pour connaître les informations détaillées sur la protection des données, l’utilisation des cookies ou la navigation sur le Site, merci de consulter la politique de confidentialité.
RYOKOSO TRAVEL propose des services d’accompagnement pour la réalisation d’itinéraires de voyages sur-mesure pour la destination Japon. Ces services comprennent la planification d’itinéraire, la recherche de prestations (transports, logements, activités …) adaptées ainsi que des conseils éclairés, actualisés et fiables concernant la destination.
– Article 1 –
Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent les relations contractuelles entre EI – Marine Mellet – RYOKOSO TRAVEL, ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « Ryokoso », et toute personne morale ou physique majeure ayant la capacité juridique de contracter, souhaitant bénéficier des services de planification de voyages, ci-après dénommée « le Client ».
Toute commande de services proposés par Ryokoso implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV par le Client, sans exception ni réserve.
En signant le devis proposé suite à un appel découverte ainsi que les présentes CGV via signature électronique, le Client reconnaît avoir pris connaissance de nos CGV et les accepter sans réserve. Il reconnaît également avoir conscience de ses engagements contractuels envers Ryokoso. Le Client déclare avoir la capacité juridique de contracter et d’utiliser les services proposés par l’Entreprise, c’est-à-dire être majeur et ne pas faire l’objet d’une mesure de protection juridique (tutelle, curatelle, etc.).
Il est attendu du Client de lire attentivement les présentes CGV, qui agissent comme un contrat entre l’Entreprise et le Client, avant de les signer. Elles sont également disponibles à tout moment sur le Site.
Les présentes CGV peuvent être modifiées à tout moment sans avertissement préalable, afin de refléter les évolutions de notre activité, de nos services, ou des obligations légales. Ces modifications sont applicables pour toute utilisation du Site ou commande passée a posteriori. Elles n’auront aucun impact sur les commandes déjà réalisées. En effet, les CGV en vigueur sont celles que le Client signe au moment de sa commande. L’utilisation du Site est soumise aux CGV en vigueur au moment de la consultation, disponibles dans le pied de page du Site.
Le Client peut entrer en contact avec Ryokoso afin d’obtenir des informations complémentaires :
– par email : contact@ryokoso-travel.com ou ryokoso.travel@gmail.com (adresse de secours)
– par téléphone : +81(0)80 8079 9228 (WhatsApp)
– via le formulaire de contact : sur le Site
– via les réseaux sociaux : Instagram – Threads – LinkedIn – Facebook – Pinterest
– via le calendrier des appels découverte : généré par Google Agenda
– Article 2 –
Description des services
Ryokoso propose divers services de conseils pour la planification de voyages pour la destination Japon. Ils s’articulent sous forme de quatre offres distinctes, présentées ci-après. Le tarif proposé pour chacune inclut les prestations suivantes :
Hanami & Tsukimi
Il s’agit des deux offres dédiées à la planification complète d’un séjour au Japon, généralement à visée touristique. Ryokoso accompagne le Client tout au long du processus.
« Hanami » : voyages standards de 2 à 5 personnes (couple, groupe d’amis, famille …)
« Tsukimi » : voyages thématiques (voyage de noces, team building, EVG/EVJF, sur les traces d’un manga / anime / drama …, groupes dès 6 personnes …).
〔 Ce qui est inclus 〕
– Échanges par email, visio et messagerie (WhatsApp) tout au long du processus de planification
– Recherche de prestations : vols (2 à 3 propositions) ; hébergements (2 à 3 propositions par étape selon leur nombre total) ; activités / visites (même chose), selon les besoins, intérêts et contraintes du Client
– Création d’un itinéraire sur-mesure avec un nombre d’étapes équilibré et cohérent
– Conseils fiables et actualisés sur la destination Japon et les préparatifs de voyage
– Tutoriels au format PDF pour accompagner le client pour les réservations complexes (site intégralement en japonais / anglais, processus spécifique …) selon les prestations retenues
– Carte interactive (My Maps) regroupant les suggestions et l’itinéraire pour y voir plus clair
– Assistance pendant le séjour via WhatsApp en cas de besoin, à des horaires décents (8h30 – 21h en semaine, 10h – 21h en week-end) et à une fréquence raisonnable.
⚠ Nous rappelons que Ryokoso ne peut en aucun cas intervenir auprès d’un prestataire choisi par le Client, ou agir en tant qu’intermédiaire. Ryokoso peut uniquement vous orienter vers les solutions adaptées.
L’intégralité des recherches effectuées seront recensées dans plusieurs documents :
〔 Embarquement imminent 〕un document PDF contenant les suggestions de vols adaptés au projet. Les vols sont la prestation la plus urgente à réserver, ils seront donc communiqués en premier, séparément du reste.
〔 Menu « Hanami » / « Tsukimi » 〕 un document PDF regroupant les suggestions de logements et d’activités / visites, ainsi que leurs liens de réservations.
〔 Journal de bord 〕un carnet de voyage sur-mesure et complet au format PDF, récapitulant l’itinéraire définitif, les logements retenus, les activités / visites conseillées, les transports principaux, mais aussi des astuces pour passer un séjour serein, et d’autres surprises !
(Les noms des documents sont donnés à titre indicatif et peuvent être modifiés au moment de l’envoi).
Le journal de bord pourra être consulté hors connexion, une fois téléchargé, à tout moment sur smartphone, tablette ou ordinateur. Le Client a la possibilité de l’imprimer lui-même. L’envoi d’une version imprimée par Ryokoso n’est pas encore disponible.
Ikinari
Il s’agit de de l’offre « à la carte » de Ryokoso, incluant tout type de demande de service n’entrant pas dans le cadre de Hanami ou Tsukimi.
〔 Ce qui est inclus pour tout type de demande 〕
– Échanges par email, visio et messagerie (WhatsApp) tout au long du processus de planification
– Conseils fiables et actualisés sur la destination Japon et les préparatifs de voyage
D’autres prestations adaptées au type de service souhaité seront incluses et détaillées dans le devis. Des documents au format PDF contenant les recherches et suggestions effectuées seront fournis au Client.
Exemples de demandes à la carte (liste non exhaustive) :
– Planification partielle de l’itinéraire (seulement une portion du séjour)
– Planification de l’itinéraire seul (sans recherche de logements / activités)
– Voyageur solo
– Recherche d’un type de prestation isolé (uniquement vols, uniquement logements etc.)
– Réalisation d’un carnet de voyage à partir de vos propres recherches
– Accompagnement long séjour (Ryokoso ne peut pas effectuer les démarches pour le Client)
– (Demi-)journée d’accompagnement à Fukuoka ou ville alentour
Mitarashi
Il s’agit d’une session de questions / réponses durant laquelle le Client peut demander tout ce qu’il souhaite savoir sur n’importe quel aspect de son voyage.
〔 Ce qui est inclus 〕
– Appel d’une heure à une heure et demie où je réponds aux interrogations du Client
– Document PDF récapitulatif de l’échange
– Mise à jour de toute information mentionnée lors de l’entretien, ayant évolué entre le rendez-vous et le départ du Client.
Exemples de thématiques pouvant être abordées :
– Fonctionnement des transports au Japon
– Vérification de l’itinéraire du Client (cohérence, ordre des étapes …)
– Informations culturelles et sur les coutumes du Japon
– Comparatif d’un itinéraire avec ou sans JR Pass
⚠ Ryokoso n’effectue aucune recherche supplémentaire pour le Client qui a choisi l’offre Mitarashi. S’il souhaite bénéficier de recherches, il pourra la combiner avec l’offre Ikinari (à la carte).
Rappels importants pour le bon déroulement des prestations :
① Il est de la responsabilité du Client de réserver les prestations suggérées dans les plus brefs délais afin de bénéficier des tarifs renseignés. Cette étape est primordiale pour le bon déroulement du reste de la prestation.
Ryokoso recommande au Client de réserver dans les 24h suivant l’envoi de la proposition d’itinéraire.
② Ryokoso ne pourra être tenu responsable de l’augmentation des tarifs ou de l’indisponibilité des prestations, puisque l’Entreprise ne dispose d’aucun partenariat avec les prestataires.
③ Les tarifs des prestations indiqués dans la proposition d’itinéraire le sont à titre indicatif. Ils peuvent évoluer sans préavis en fonction des plateformes proposant les prestations.
④ Le Client accepte également que les prestations retenues soient soumises, non pas aux présentes CGV, mais à celles des prestataires concernés.
Ainsi, Ryokoso ne pourra pas être tenu responsable d’une défaillance dans les services des prestataires, ni intervenir en cas de litige. Le rôle de Ryokoso se limite à du conseil en planification de voyages et l’Entreprise ne peut en aucun cas agir en le nom du Client.
⑤ Ryokoso ne pourra pas non plus être tenu responsable en cas de réservation par le Client d’une prestation non mentionnée dans la proposition d’itinéraire, ou d’une erreur de remplissage des informations personnelles requises par les prestataires.
– Article 3 –
Modalités de commande
〔 Déroulement commun pour les offres de Travel Planning 〕
① Prise de contact avec Ryokoso via le formulaire de contact du Site, les réseaux sociaux ou en réservant directement un appel découverte via le calendrier (onglet Contact)
② Echanges par email / messagerie afin de planifier l’appel découverte ou de mettre en place la collaboration
③ Réservation d’un appel découverte gratuit de 30 minutes via le calendrier, ce qui permet de générer un lien de visio Google Meet. Pour réserver, le Client devra répondre à quelques questions de logistique sur son séjour.
④ Appel découverte durant lequel le Client expose son projet et je pose des questions supplémentaires afin de cerner au mieux le besoin et lui proposer l’offre la plus adaptée.
⑤ Email récapitulatif de l’échange pour vérifier que toutes les informations sont correctes, accompagnées d’un devis cohérent par rapport au besoin et les présentes CGV.
⑥ Signature électronique du devis et des CGV et paiement de la commande.
⑦ Début des prestations adaptées à l’offre choisie, récapitulées dans le devis et la facture.
⚠ Certains Clients souhaitent avoir une idée du budget global de leur séjour avant le début de notre collaboration. Ce type de demande nécessite déjà des recherches poussées pour estimer le montant global des logements, vols et activités à une période donnée.
Ryokoso n’est donc pas en mesure de fournir une ébauche sur-mesure ou devra facturer cette recherche. Cependant, Ryokoso peut fournir un document PDF contenant des estimations générales en fonction des saisons, des destinations et des trajets pour donner un ordre d’idée.
《 Modalités spécifiques aux offres « Hanami » et « Tsukimi » 》
– Après réception du solde de la facture : entretien visio d’une heure environ pour approfondir les éléments abordés lors de l’appel découverte / les mails
– Dans un délai de 14 jours ouvrés (selon le calendrier japonais) : remise au Client dans l’ordre ci-après des documents « embarquement immédiat » contenant les propositions de vols à réserver et « menu « Hanami » / « Tsukimi » » contenant les suggestions de logements, activités et visites et leurs liens de réservations
– Second entretien visio : afin de vérifier la cohérence de l’itinéraire avec le souhait du Client et procéder à d’éventuelles corrections avant validation définitive
– Un mois avant le départ : remise au Client du « Journal de Bord », le carnet de voyage contenant toutes les informations nécessaires au bon déroulement du séjour.
《 Modalités spécifiques à l’offre « Ikinari » 》
Tout service nécessitant des recherches de prestations suivra le même processus que ci-dessus. Le contenu des documents PDF sera adapté au service requis.
Certains services comme la réalisation d’un carnet de voyage à partir des données de voyage du Client ou la création d’une carte interactive peuvent nécessiter des délais plus longs.
〔 Déroulement pour l’offre de conseil 〕
① Prise de contact avec Ryokoso via le formulaire de contact du Site, les réseaux sociaux ou en réservant directement un appel découverte via le calendrier (onglet Contact)
② Echanges par email / messagerie afin de planifier le visio et d’en préparer le contenu
③ Envoi d’un devis accompagné des présentes CGV que le Client valide par signature électronique avant de procéder au paiement total de la prestation
④ Appel visio d’une heure ou une heure et demi durant lequel le Client pose toutes ses questions
⑤ Remise d’un document récapitulatif de l’entretien sous format PDF. Si les informations fournies venaient à être mises à jour d’ici le départ, Ryokoso s’engage à en informer le Client.
⚠ L’assistance via messagerie mentionnée dans l’article 2 est automatiquement incluse pour les offres Hanami et Tsukimi, ainsi que pour toute demande à la carte impliquant la planification complète d’un séjour.
Pour toute autre service, l’assistance peut être réservée en tant que prestation à la carte si le Client souhaite bénéficier d’un support sur place sans décalage horaire pendant son séjour.
〔 Plateformes externes utilisées pour la fourniture des services 〕
– Suite Google : Ryokoso utilise Google Agenda pour la planification des rendez-vous, Google Meet pour les appels visio, Google Drive pour créer un espace au Client avec tous les documents utiles, Google Maps (My Maps) pour la carte interactive, Google Form pour le questionnaire de satisfaction
– Notion, Canva et / ou Affinity Publisher : sont des logiciels exploités afin de proposer des documents de voyage à l’aspect esthétique soigné et respectant la charte de Ryokoso
〔 Recueil d’informations pour la fourniture des services 〕
La langue utilisée pour les échanges, les documents de voyage et les documents contractuels (devis, CGV, contrat) est le français par défaut. Si l’un des voyageurs n’est pas francophone, une version en anglais peut être envisagée.
Si le client constate des erreurs sur sa commande ou souhaite modifier des informations cruciales avant signature du devis et des présentes CGV, il en a la possibilité.
Les informations recueillies lors de l’appel découverte, par email ou lors des différents entretiens téléphoniques sont utilisées à des fins de planification d’un voyage sur-mesure et personnalisé. Elles sont nécessaires pour le bon déroulement des prestations. Ryokoso s’engage à ne pas utiliser les données fournies par le Client pour d’autres finalités sans son accord écrit préalable.
Ryokoso recueille notamment les coordonnées du Client (nom, prénom, adresse postale) pour la facture, ainsi que les conditions de voyage (dates, contraintes, nombre de personnes etc.).
Par conséquent, le Client s’engage à délivrer des informations correctes, fiables et cohérentes par rapport à son besoin. Toute information erronée pourrait entraver le bon déroulement de la fourniture des services de Ryokoso. Il s’agit notamment des dates de voyage, du budget approximatif, du nombre de voyageurs, du style de voyage, des contraintes (handicap, allergie, maladie) ou toute autre information utile.
La commande ne pourra pas être considérée comme valide tant que le Client n’aura pas attentivement lu et signé le devis et les présentes CGV, ainsi que réglé le solde de la prestation.
Nous rappelons que toute confirmation et signature des documents contractuels implique une adhésion pleine et entière aux présentes CGV, sans exception ni réserve.
Suite à la validation de la commande, le Client recevra une facture détaillant le contenu de la ou les offre(s) choisie(s).
〔 Refus d’une commande 〕
Ryokoso se réserve le droit de refuser toute commande considérée comme irréalisable si :
• le projet est en désaccord avec les valeurs de Ryokoso ou va à l’encontre des bonnes moeurs
• le projet est trop complexe et nécessite une expertise particulière pour des raisons de santé (ex: un trek en montagne)
• le projet est une demande de dernière minute avec un délai de réalisation non raisonnable, qui nuirait à la qualité habituelle des prestations
• des factures d’une ancienne commande sont restées impayées ou ont nécessité de trop nombreuses relances
• toute autre raison non mentionnée ci-dessus. Ryokoso s’engage à expliquer les raisons d’un éventuel refus au Client.
〔 Collecte & archive de données 〕
Les données de communication et liées à la commande (devis, facture, CGV signées …) sont archivées sur un support fiable afin de servir de preuve de contrat et de référence pour la procédure de planification.
Ryokoso conserve les données uniquement dans un but de délivrance de prestations adéquates et pour avoir un historique du Client s’il venait à réserver de nouvelles prestations ultérieurement, afin de lui proposer d’éventuelles récompenses pour sa fidélité.
– Article 4 –
Prix de vente et évolution des tarifs
Le prix de vente des prestations de services est exprimé en euros (€). Tout règlement de commande se fait par conséquent en euros. La TVA n’est pas applicable conformément à l’article 293B CGI (Code Général des Impôts).
« Hanami » :
28€ / nuitée de 1 à 10 nuitées (+50€ si dernière minute)
26€ / nuitée de 11 à 21 nuitées (+100€ si dernière minute)
24€ / nuitée de 22 à 31 nuitées (+150€ si dernière minute)
« Tsukimi » :
30€ / nuitée de 1 à 10 nuitées (+50€ si dernière minute)
28€ / nuitée de 11 à 21 nuitées (+100€ si dernière minute)
26€ / nuitée de 22 à 31 nuitées (+150€ si dernière minute)
⚠ Toute demande supérieure à 31 nuitées entrera dans le cadre de l’offre « Ikinari » (à la carte) et nécessitera un devis sur-mesure.
Un voyage est considéré comme « dernière minute » si la prise de contact survient deux mois ou moins avant le départ, ce qui oblige Ryokoso à réduire tous les délais de fourniture de service et à passer le dossier du client en priorité.
« Ikinari » :
– Recherche de vols seuls : 20€ (jusqu’à 3 propositions) avec grille comparative et mes recommandations
– Recherche de logements : 20€ par ville jusqu’à 4 étapes (3 propositions par étape) ; 15€ par ville si plus de 4 étapes (2 propositions)
– Recherche d’activités / visites : 10€ par ville pour un listing d’activités personnalisées ; 15€ par ville si le listing contient au moins une mise en relation avec un prestataire francophone pour des activités spécifiques
– Réalisation d’un carnet de voyage : 75€ pour un document au format PDF récapitulant de manière cohérente et fluide l’itinéraire du Client, ses logements, ses activités et quelques conseils bonus de Ryokoso
– Itinéraire seul (sans lien de réservations) : 150€ (incluant un itinéraire personnalisé, optimisation des transports et carte interactive), 200€ (incluant en plus des prestations mentionnées l’assistance via WhatsApp*)
Prestations sur devis en fonction de la demande spécifique du Client :
– Assistance sur place via WhatsApp* (en fonction du nombre de nuitées)
– Accompagnement demi-journée / journée / soirée sur Fukuoka ou ville alentour
– Voyageur solo (selon programme, tarifs basés sur les forfaits de l’offre « Hanami »)
– Accompagnements longs séjours (selon type de visa et de projet)
– Planification partielle du séjour (selon nombre d’étapes et de nuitées)
– Toute demande ne pouvant pas bénéficier d’un tarif fixe
* Assistance pendant le séjour via WhatsApp en cas de besoin, à des horaires décents (8h30 – 21h en semaine, 10h – 21h en week-end) et à une fréquence raisonnable. Le Client sera prévenu en cas de jours d’indisponibilité pendant son séjour en amont de la réservation.
« Mitarashi » : 60€ pour une heure ; 80€ pour une heure et demi.
Le prix de vente correspond à celui indiqué sur la facture, en vigueur au moment de la commande. Ryokoso se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment, en l’affichant sur le Site. La modification des tarifs n’a aucun impact sur une commande déjà facturée et réglée.
Vous pouvez retrouver le tarif de chaque offre dans l’onglet Services.
Ryokoso s’engage à informer le Client en toute transparence des tarifs de ses services, des modalités de paiement, de sa limitation de responsabilité et de toute autre information utile, avant toute validation de commande et par extension, toute conclusion de contrat de vente par la signature d’un devis et des présentes CGV.
– Article 5 –
Modalités de paiement
La validation par signature du devis et des CGV constitue une acceptation du contenu des prestations et des tarifs associés. Le Client s’engage à régler le montant indiqué sur la facture.
Pour l’offre « Mitarashi » (session de conseils), le paiement se fait immédiatement à réception de la facture et avant le rendez-vous.
Pour les offres « Hanami », « Tsukimi » et « Ikinari », un règlement en deux fois est accepté si la prestation excède 300€.
> L’acompte, correspondant à 50% du solde total, doit être réglé à réception de la facture.
> Le solde devra quant à lui être réglé au maximum 30 jours après réception de l’acompte.
• Paiement en une seule fois : la proposition d’itinéraire est adressée sous 14 jours ouvrés après réception du paiement du solde.
• Paiement en deux fois : la proposition d’itinéraire est adressée sous 14 jours ouvrés après réception du paiement du solde (et non pas de l’acompte).
⚠ Aucune réduction pour paiement anticipé ne peut être accordée.
Le paiement s’effectue par virement bancaire, sur le compte dédié à l’activité de Ryokoso. Le RIB est joint à la facture. Selon les banques, des frais (notamment de virement international) peuvent s’appliquer. Ces frais relèvent de la responsabilité de la banque du Client.
⚠ Aucune estimation de budget sur-mesure ne pourra être réalisée gratuitement en amont de la signature du devis Comme spécifié dans l’article 3, Ryokoso pourra fournir un PDF contenant des estimations générales en fonction des saisons, des destinations et des trajets pour donner un ordre d’idée.
Aucun travail de recherche ne sera effectué avant la réception du solde (le montant total de la prestation).
Une fois la commande réglée et les recherches débutées, aucune demande de remboursement ne pourra être acceptée, puisque le service facturé correspond au temps de recherches pour le bénéfice du Client. Par ailleurs, le contenu des recherches étant sur-mesure, il ne peut pas être réutilisé pour d’autres commandes.
Le Client peut cependant exercer son droit de rétraction selon les modalités détaillées dans l’article 6.
– Article 6 –
Droit de rétractation
Le droit de rétractation permet au Client de se rétracter du contrat signé (CGV acceptées) dans un délai de 14 jours suivant cette signature.
Le client peut renoncer au contrat et demander le remboursement des sommes versées dans ce délai, selon l’Article L221-18 du Code de la consommation.
Non- application.
Conformément à l’Article L221-28 du Code de la Consommation : le droit de rétractation ne peut être exercé pour les contrats :
1° De fourniture de services pleinement exécutés avant la fin du délai de rétractation et dont l’exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation ;
13° De fourniture d’un contenu numérique sans support matériel dont l’exécution a commencé avant la fin du délai de rétractation et, si le contrat soumet le consommateur à une obligation de payer, lorsque :
a) Il a donné préalablement son consentement exprès pour que l’exécution du contrat commence avant l’expiration du délai de rétractation ; et
b) Il a reconnu qu’il perdra son droit de rétractation ; et
c) Le professionnel a fourni une confirmation de l’accord du consommateur conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article L. 221-13.
Le Client est donc averti qu’à partir du moment où l’Entreprise débute les recherches de prestations et la conception de l’itinéraire sur-mesure (c’est-à-dire après réception du paiement complet de la prestation), il ne pourra plus exercer son droit de rétractation.
Ainsi, le Client reconnaît la perte de son droit de rétractation en pleine connaissance de cause s’il souhaite bénéficier de la prestation dans les délais indiqués dans l’article 5 (Modalités de paiement).
Ryokoso informe le Client qu’il dispose de 24 heures après réception du paiement de la commande pour se rétracter. Passé ce délai, l’Entreprise considère qu’elle peut démarrer ses recherches et le Client ne pourra ni exercer son droit de rétraction, ni demander un remboursement.
– Article 7 –
Livraison des prestations
Comme indiqué dans l’article 5, la proposition d’itinéraire sera adressée sous 14 jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés japonais) maximum après réception du paiement complet de la prestation.
Passé les 24 heures de délai de rétractation mentionné à l’article 6, les recherches débutent.
Le premier document fourni est l’ « embarquement immédiat », le PDF regroupant les propositions de vols afin de pouvoir les réserver au plus vite. Ce document ne sera pas remis si le Client a déjà géré ses vols de son côté.
Le second document fourni est le « menu Hanami / Tsukimi », le PDF regroupant :
– l’itinéraire optimisé, cohérent, adapté et réalisable, conçu en fonction des envies, intérêts et contraintes du Client (temps de fatigue, handicap, budget, ou tout autre critère pouvant influer sur le parcours).
– les recherches de logements, d’activités et de visites, accompagnées des liens de réservation associés
Il est fortement recommandé au Client de vérifier l’exactitude des informations (nombre de personnes, horaires, jour de la prestation …) avant de réserver quoi que ce soit.
A l’issue de l’obtention de ces deux documents, un RDV visio est planifié avec le Client afin de confirmer que toutes les suggestions sont conformes au projet. Il est possible d’ajuster les recherches avant la validation finale de l’itinéraire et des prestations retenues. Il sera également possible de vérifier l’exactitude des données fournies.
Le Client devant réserver en autonomie, sans l’accompagnement de Ryokoso, il s’engage à fournir des informations exactes, car il sera le seul responsable en cas d’omission ou d’erreur.
Il est également recommandé au Client de réserver dans les meilleurs délais dès la réception des différents documents, afin de bénéficier des tarifs avantageux renseignés à titre indicatif. Ryokoso ne pourra pas être tenu responsable d’une augmentation des tarifs appliquée par le prestataire, ou si logement proposé est complet, si le Client n’a pas effectué ses réservations dans les meilleurs délais.
⚠ Ryokoso propose un service de conseils et d’accompagnement. L’Entreprise ne peut donc en aucun cas servir d’intermédiaire entre le Client et l’un des prestataires avant, pendant ou après le voyage.
Il est donc de l’entière responsabilité du Client de vérifier l’exactitude des informations qu’il fournit à chaque réservation.
Ryokoso ne pourra pas être tenu responsable en cas de modification, d’annulation ou de déclassement de l’une des prestations réservées. Une fois la proposition d’itinéraire et les prestations définitives validées par le Client, ce dernier recevra un carnet de voyage personnalisé (« journal de bord ») au format PDF comprenant :
– le récapitulatif de son itinéraire
– les prestations retenues
– une carte interactive regroupant les étapes du voyage (accessible via une connexion Internet)
des conseils avisés pour le bon déroulement du séjour
– Article 8 –
Annulation des services
Si le Client ne donne pas suite à la proposition d’itinéraire sous 14 jours ouvrés (hors week-ends et jours fériés japonais), Ryokoso considère que celle-ci est validée et clôturera les recherches de prestations.
Sans nouvelles du Client, le carnet de voyage / de route ne sera pas remis.
Comme mentionné dans l’article 5, une fois les recherches débutées, aucune demande de remboursement ne pourra être acceptée.
– Article 9 –
Formalités de voyage
Ryokoso proposant uniquement des services de conseils pour la planification de voyages, l’Entreprise n’est pas en mesure de fournir des services tels qu’une assurance voyage. En revanche, Ryokoso peut orienter vers les assurances les plus adaptées au projet du Client.
Ryokoso ne peut imposer la souscription d’une assurance voyage au Client, mais la recommande fortement. Certaines cartes bancaires fournissent une assurance, mais ces dernières ne couvrent pas toujours l’entièreté du voyage ou du groupe. L’Entreprise recommande au Client de prendre contact avec sa banque pour vérifier l’étendue de la couverture de sa carte bancaire.
Ryokoso informe d’un maximum de formalités pré-départ mais ne peut pas être tenu responsable d’une omission. Il est de la responsabilité du client de vérifier l’actualisation des informations via les sites gouvernementaux et officiels tels que le Ministère des Affaires Etrangères ou l’Ambassade du Japon, qui seront indiqués dans le carnet de voyage. En effet, les informations légales peuvent évoluer à tout moment, y compris pendant la durée du séjour.
Ryokoso recommande fortement aux voyageurs de s’inscrire au Fil d’Ariane, un dispositif gouvernemental qui vous recense comme étant en voyage à l’étranger. L’inscription est gratuite et le Client recevra des alertes par email lié à des événements en cours de déroulement au Japon pendant la durée de son séjour.
– Article 10 –
Limitation de responsabilité
Ryokoso offre des services de conseils en planification de voyages et doit répondre à une obligation de moyens (des conseils de prestations adaptées aux besoins du Client et la mise à disposition de son expérience, son expertise et ses contacts). L’Entreprise n’est engagée pour aucun résultat vis-à-vis du Client, du voyage ou des disponibilités et prix des prestations. Le Client doit quant à lui répondre à une obligation de collaboration (fournir les bonnes informations personnelles et préférences de voyage) et de paiement.
Un Travel Planner ne disposant pas de l’agrément Atout France, il n’est pas autorisé à vendre des prestations. Ainsi, Ryokoso pourra suggérer des prestations au Client en fonction de ses attentes, mais ne pourra en aucun cas assurer les paiements et les réservations à sa place. L’Entreprise ne peut en aucun cas intervenir auprès des prestataires (logement, transports, activités) en tant qu’intermédiaire pour le Client ou en son nom.
L’Entreprise n’est pas autorisée à accéder aux données personnelles du Client. Elle ne peut donc pas assister ce dernier lors de ses réservations. Cela inclut l’accompagnement en visio, même sans partage d’écran. En revanche, Ryokoso peut proposer des tutoriels vidéo ou en images contenant des informations factices, afin que le Client puisse réaliser ses réservations en toute autonomie, notamment sur des sites uniquement en langue japonaise.
Ryokoso ne peut être tenu responsable en cas de défaillance des prestations d’un prestataire. Il est de la responsabilité du Client de s’entretenir avec les services adéquats afin d’obtenir des solutions. De même, Ryokoso ne peut être tenu responsable en cas de modification ou d’annulation d’une prestation, de déclassement de logement. Ryokoso peut cependant orienter le Client vers les bons contacts et le conseiller sur la marche à suivre.
Par ailleurs, l’Entreprise ne peut pas être tenue responsable d’une déconvenue du Client par rapport à une prestation suggérée dans la proposition d’itinéraire ou le carnet de voyage qu’il aurait réservée de son propre chef, ou d’un imprévu. La responsabilité de Ryokoso se limite aux conseils apportés. Le Client doit donc vérifier que les services proposés lui correspondent bien.
Le Client s’engage à fournir des informations correctes à Ryokoso pour la bonne réalisation de la commande. Il peut demander quelques modifications au fur et à mesure de l’avancée du projet. En revanche, si les modifications nécessitent de reprendre les recherches à zéro, il faudra établir un nouveau devis et les prestations déjà payées ne pourront pas être remboursées, conformément aux articles 5 et 6.
Si le Client décide d’annuler son voyage après avoir bénéficié des recherches d’itinéraire et de prestations, il ne pourra pas demander de remboursement. En effet, la prestation de Ryokoso se limite au conseil de voyage et n’est pas liée au déroulement final ou non du séjour. De plus, le Client pourra à nouveau se servir des recherches effectuées pour son futur voyage en adaptant ces dernières aux nouvelles dates, par exemple.
Enfin, Ryokoso fournit un maximum de renseignements sur les procédures, les informations touristiques et les services des prestataires dans ses documents, mais le Client est conscient que ceux-ci peuvent évoluer entre le moment de la remise du carnet de voyage et le voyage lui-même. Ryokoso ne pourra pas être tenu responsable de ces changements.
– Article 11 –
Propriété intellectuelle
Tous les contenus présents sur le Site de Ryokoso (textes, images, vidéos, logos, etc.) sont protégés par les lois en vigueur relatives à la propriété intellectuelle.
Ils ne peuvent en aucun cas être reproduits, modifiés, distribués ou utilisés à des fins commerciales sans l’autorisation écrite préalable de Ryokoso.
Les photographies utilisées sur ce site sont soit la propriété exclusive de Ryokoso, soit des images libres de droits conformément aux licences qui les régissent. Toute utilisation non autorisée pourra faire l’objet de poursuites judiciaires.
Le carnet de voyage fourni aux clients est un contenu exclusif et personnalisé. Il est strictement réservé à un usage privé et personnel. Toute reproduction, diffusion, ou partage de ce carnet, en tout ou partie, à des tiers, de manière gratuite ou illégale, est formellement interdite sans l’autorisation écrite de Ryokoso. Toute violation de cette clause pourra entraîner des actions légales.
Il est cependant autorisé de partager la couverture du carnet de voyage sur une photo destinée aux réseaux sociaux s’il est fait mention de sa création par Ryokoso (via par exemple la mention du compte : @ryokoso.travel).
– Article 12 –
Données personnelles
Le responsable de traitement des données personnelles est :
EI – Mellet Marine – RYOKOSO TRAVEL
SIRET N° 912 227 659 00022
Adresse : 22 rue du Merlot, 30320 Marguerittes.
contact@ryokoso-travel.com – ryokoso.travel@gmail.com
〔 Types de données collectées et finalités 〕
Les données personnelles collectées sur ce site (telles que les nom et prénom, l’adresse e-mail, et toute autre information fournie volontairement par le Client) sont strictement utilisées dans le cadre des services proposés. Elles sont traitées de manière confidentielle et ne seront ni vendues ni partagées avec des tiers sans le consentement préalable du Client. Conformément à la réglementation en vigueur, le Client dispose d’un droit d’accès, de modification et de suppression de ses données personnelles.
Formulaire de contact : sont demandés le prénom pour s’adresser au Client, l’adresse email pour le recontacter, et des informations sur l’objet de sa demande et comment il a connu le Site.
Utilisation des services : sont demandés le nom et prénom et l’adresse de domicile afin d’éditer les devis, factures et contrats, ainsi que l’email pour communiquer lors de la prestation ou fournir les livrables. Sont également demandés les informations liées au voyage afin de mener à bien la prestation retenue par le Client.
L’après prestation : de manière facultative, il pourra être demandé au Client de fournir un avis sur sa prestation qui pourra apparaître sur le Site, accompagné de son prénom et de son type de séjour.
Newsletter : si le Client s’abonne à la Newsletter du Site (hébergée par le site Substack), il sera amené à fournir son adresse email et son prénom afin de recevoir les informations.
Cadeau de bienvenue & PDF : le Client a la possibilité de télécharger des PDF gratuits sur le Site, notamment le cadeau de bienvenue et plus tard des PDF informatifs sur le voyage au Japon. Il sera amené à renseigner son prénom et son adresse email pour recevoir les documents.
〔 Durée de stockage des données 〕
Navigation sur le Site : Nous ne conserverons les données personnelles que le temps de l’inscription du Client sur le Site afin d’assurer son identification lors de l’envoi de commentaires ou l’utilisation des formulaires de contact, et de permettre la fourniture des Services. Ainsi, si le Client procède à la désinscription du Site, ses données personnelles seront effacées et uniquement conservées sous forme d’archive aux fins d’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat.
Utilisation des Services :
– Les échanges par email sont conservés dans un dossier dédié au Client pour une durée d’un an avant d’être archivés.
– Les données fournies dans le cadre de l’établissement d’un devis sont conservées pour une durée de 3 mois puis archivées selon la durée de conservation légale contractuelle. Si vous n’avez pas donné suite au devis, vos données seront conservées 1 mois puis archivées selon la durée de conservation légale contractuelle.
– Les fiches client, contenant les données essentielles à l’établissement de documents contractuels, ainsi que des données liées au profil du client (habitudes de voyage, objectifs d’apprentissage …) sont conservées 5 ans puis archivées selon la durée de conservation légale contractuelle.
– Les factures, au regard de la loi, sont conservées et stockées sur un support durable pour une durée de 10 ans.
En tout état de cause, nous conserverons vos données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément aux utilisations exposées dans la présente Charte et dans le respect des lois et règlements.
〔 Accès, modification, suppression 〕
Le Client dispose de droits sur ses données personnelles. Conformément à la réglementation en matière de protection des données personnelles, notamment les articles 15 à 22 du RGPD, et après avoir justifié de son identité, il a le droit de demander l’accès aux données personnelles le concernant, la rectification ou l’effacement de celles-ci.
En outre, dans les limites posées par la loi, il dispose également du droit de s’opposer au traitement, de le limiter, de décider du sort post-mortem de ses données, de retirer son consentement à tout moment et du droit à la portabilité des données personnelles fournies.
Le Client peut contacter Ryokoso afin d’exercer ses droits aux adresses électroniques suivantes : contact@ryokoso-travel.com ou ryokoso.travel@gmail.com, en joignant à sa demande une copie d’un titre d’identité.
Par ailleurs, il peut à tout moment se désabonner de la Newsletter en cliquant sur le lien disponible en bas de chaque email. Il peut également se désabonner en envoyant un message à l’une des adresses suivantes : contact@ryokoso-travel.com ou ryokoso.travel@gmail.com.
Le Client peut notamment consulter les Mentions Légales, et la Politique de Confidentialité , disponibles dans le pied de page, pour en savoir plus.
– Article 13 –
Litiges et médiation de la consommation
En cas de litige entre le Client et l’Entreprise, ceux-ci s’efforceront de le résoudre à l’amiable (le Client adressera une réclamation écrite auprès du professionnel ou, le cas échéant, auprès du Service Relations Clientèle du professionnel).
A défaut d’accord amiable ou en l’absence de réponse du professionnel dans un délai raisonnable d’un 1 mois, le Client consommateur au sens de l’article L.133-4 du code de la consommation a la possibilité de saisir gratuitement, si un désaccord subsiste, le médiateur compétent inscrit sur la liste des médiateurs établie par la Commission d’évaluation et de contrôle de la médiation de la consommation en application de l’article L.615-1 du code de la consommation, à savoir :
La Société Médiation Professionnelle
24 rue Albert de Mun – 33000 Bordeaux
En l’absence de médiation ou si celle-ci échoue, le litige pourra être porté devant les juridictions compétentes.
– Article 14 –
Force majeure
Ryokoso ne pourra être tenu responsable en cas d’inexécution ou de retard dans l’exécution de ses obligations résultant de circonstances indépendantes de sa volonté, qualifiées de force majeure. Ces événements incluent, sans s’y limiter, les catastrophes naturelles, les pandémies, les grèves, les conflits sociaux, les actes de guerre ou de terrorisme, les interruptions des réseaux de télécommunications ou d’approvisionnement énergétique. En cas de force majeure, l’exécution des obligations du contrat sera suspendue pour la durée de l’événement, et Ryokoso fera tout son possible pour reprendre ses services dès que les conditions le permettront.
– Article 15 –
Données personnelles
En cas de réclamation concernant les services ou produits proposés sur ce site, le Client est invité à contacter le service client dans un délai raisonnable à compter de la survenue du problème.
La réclamation peut être envoyée :
– par courrier électronique : contact@ryokoso-travel.com
– par courrier postal à l’adresse indiquée dans les mentions légales
En précisant les détails du problème rencontré ainsi que les informations de contact du Client.
Ryokoso s’engage à accuser réception de la réclamation et à y répondre dans les meilleurs délais, afin d’effectuer d’éventuelles recherches nécessaires à la résolution de la réclamation.
Si la solution proposée ne satisfait pas l’utilisateur, celui-ci peut, comme mentionné dans la section « Litiges et médiation de la consommation », recourir à une médiation gratuite.
– Article 16 –
Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes conditions générales sont régies par le droit français. En cas de litige non résolu à l’amiable ou par médiation, seuls les tribunaux français seront compétents, sauf disposition légale impérative contraire.
Le Client accepte que toute action en justice soit portée devant les tribunaux du ressort du siège social de Ryokoso, sauf si une autre juridiction est désignée par la loi.